17 kwietnia 2026 r., wchodzi w życie przełomowe rozporządzenie Ministra Zdrowia, które definitywnie (choć z pewnym buforem bezpieczeństwa) przenosi orzecznictwo medycyny pracy do świata cyfrowego.

Jako specjaliści kadr i płac oraz pracodawcy, musicie wiedzieć, że nie jest to tylko zmiana „techniczna”. To zmiana procesu, która wpłynie na Wasze umowy z placówkami medycznymi i sposób prowadzenia akt osobowych.

Oto kompletny przewodnik po zmianach.

1. E-orzeczenia i Internetowe Konto Pacjenta (IKP)

Najważniejszy punkt: papier odchodzi do lamusa. Nowe orzeczenia lekarskie będą wystawiane w postaci elektronicznej.

• Lekarz zapisuje dokument w Systemie Informacji Medycznej (SIM).

• Pracownik widzi swoje orzeczenie na IKP.

• Wydruk? Tylko na wyraźne żądanie pracownika i musi on być opatrzony własnoręcznym podpisem lekarza.

2. Okres przejściowy czyli „miękkie lądowanie”

Ustawodawca wykazał się pewną empatią wobec systemów IT, które lubią płatać figle.

• Przez najbliższe 6 miesięcy (do 17 października 2026 r.) orzeczenia wciąż mogą być wystawiane i przekazywane w formie papierowej.

• To czas dla przychodni na pełne wdrożenie systemów, a dla Was na upewnienie się, że Wasze e-teczki przyjmą nowe formaty plików.

3. Jak orzeczenie trafi do pracodawcy? (Kluczowy punkt!)

To najczęstsze pytanie w działach HR:

Czy będziemy musieli ściągać orzeczenia z IKP pracownika? Nie.

Zgodnie z nowym brzmieniem § 3 ust. 4h rozporządzenia, jednostka medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie.

Praktyczna wskazówka dla pracodawów:

Jeśli w Waszej umowie z centrum medycznym widnieje zapis, że „pracownik przynosi papierowe orzeczenie”, ten zapis  traci na aktualności. Czas na aneksy i ustalenie bezpiecznej, elektronicznej ścieżki wymiany dokumentów (np. dedykowany portal kontrahenta).

4. Zalecenia lekarskie: jawne i… tajne

To nowość, która budzi emocje. Rozporządzenie rozgranicza dwa rodzaje zaleceń:

1. Zalecenia dla pracodawcy: Dotyczą np. konieczności zapewnienia okularów, szkieł kontaktowych czy dostosowania stanowiska pracy po przeniesieniu. Te informacje są dla Was wiążące i jawne.

2. Indywidualne zalecenia prozdrowotne: Jeśli lekarz zauważy u pracownika problemy zdrowotne niezwiązane bezpośrednio z pracą, wyda mu osobne zalecenia. Pracodawca nie ma do nich wglądu. 

5. Co zostaje po staremu?

• Skierowania: Nadal wystawiacie je na dotychczasowych zasadach (można odetchnąć, nie trzeba zmieniać wszystkich wzorów od jutra).

• Osobiste badanie: Przepisy wyraźnie podkreślają konieczność osobistego zbadania pracownika. Teleporada w medycynie pracy w celu wydania orzeczenia o zdolności do pracy nadal nie wchodzi w grę.

Podsumowanie dla HR i Pracodawców

Zmiany idą w dobrym kierunku - mniej papieru to mniej archiwizacji i ryzyka zagubienia dokumentów. Jednak diabeł tkwi w szczegółach technicznych.

Lista zadań działów HR i kadr na najbliższe dni:

1. Zweryfikuj umowę z jednostką medycyny pracy pod kątem sposobu przekazywania e-orzeczeń.

2. Poinformuj pracowników (np. przez mailing wewnętrzny), że ich orzeczenia będą teraz lądować na IKP.

3. Upewnij się, że osoby odpowiedzialne za BHP i kadry wiedzą, jak interpretować nowe kody i symbole na orzeczeniach (np. symbole 21, 22, 23).

Oto co konkretnie oznaczają poszczególne kody:

Symbole te są kluczowym elementem nowego, ujednoliconego wzoru orzeczenia lekarskiego. Służą one do szybkiego i jednoznacznego określenia wyniku badania profilaktycznego (tzw. "rozstrzygnięcia").

• Symbol 21: Zdolny do pracy. Oznacza brak przeciwwskazań zdrowotnych do wykonywania lub podjęcia pracy na określonym stanowisku. To "zielone światło" dla pracodawcy, by dopuścić pracownika do obowiązków.

• Symbol 22: Niezdolny do pracy. Wskazuje na istnienie przeciwwskazań zdrowotnych. Osoba badana nie może podjąć ani wykonywać pracy na wskazanym stanowisku. Dla pracodawcy oznacza to zakaz dopuszczenia do pracy na tych konkretnych warunkach.

• Symbol 23: Utrata zdolności do dotychczasowej pracy. Stosowany, gdy w wyniku badania (np. kontrolnego po długiej chorobie) lekarz stwierdza, że pracownik trwale utracił zdolność do wykonywania pracy, którą zajmował do tej pory. W orzeczeniu wpisuje się wtedy konkretną datę, z którą ta zdolność ustała.

Co warto wiedzieć dodatkowo?

W nowym rozporządzeniu pojawia się też druga grupa symboli (seria 30), która doprecyzowuje przyczyny niezdolności, co jest istotne przy przenoszeniu pracowników do innej pracy:

• Symbol 31: Niezdolność ze względu na szkodliwy wpływ pracy na zdrowie.

• Symbol 33: Niezdolność ze względu na zagrożenie dla zdrowia młodocianego.

• Symbol 34: Niezdolność z powodu podejrzenia choroby zawodowej.

• Symbol 35: Niezdolność po wypadku przy pracy lub z powodu stwierdzonej choroby zawodowej.

Wprowadzenie tych symboli ma ułatwić automatyzację procesów. Zamiast czytać opisowe uzasadnienia, systemy kadrowe będą mogły łatwiej kategoryzować orzeczenia na podstawie tych kodów.

Cyfryzacja medycyny pracy to fakt.

Powodzenia podczas wdrażania zmian!