Od 18 października 2026 r. zmienił się sposób wystawiania orzeczeń lekarskich po badaniach profilaktycznych pracowników.
Po zakończeniu okresu przejściowego zasadą jest sporządzanie orzeczeń w postaci elektronicznej.
Dla pracodawców i działów kadr oznacza to konieczność przyjrzenia się nie tylko sposobowi przechowywania dokumentów, lecz także zasadom ich przekazywania i organizacji badań profilaktycznych.
Czy w związku z nowymi przepisami trzeba zrezygnować z papierowych akt osobowych?
Kto powinien przekazać orzeczenie pracodawcy?
Co zrobić, gdy pracownik zakończy badania, ale dział kadr nie otrzyma jeszcze dokumentu?
Poniżej omawiam najważniejsze kwestie, które warto uwzględnić w codziennej pracy kadrowej.
Podstawą zmiany jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające przepisy dotyczące badań lekarskich pracowników oraz orzeczeń wydawanych na potrzeby Kodeksu pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).
Rozporządzenie weszło w życie 17 kwietnia 2026 r., ale przewidziano sześciomiesięczny okres przejściowy. W tym czasie możliwe było korzystanie zarówno z dotychczasowej formy papierowej, jak i z nowego rozwiązania elektronicznego.
Od 18 października 2026 r. elektroniczna postać orzeczenia stała się zasadą. Przepisy nadal przewidują jednak określone sytuacje, w których dokument może zostać wystawiony w formie papierowej.
Zmiana obejmuje orzeczenia wydawane po badaniach wstępnych, okresowych i kontrolnych. Nie oznacza natomiast, że pracownik nie musi już odbywać badania albo że lekarz może zastąpić osobiste badanie analizą dokumentacji elektronicznej.
Elektronizacja dotyczy przede wszystkim formy dokumentu oraz sposobu jego obsługi. Ocena zdolności do pracy nadal musi uwzględniać stan zdrowia pracownika i warunki wykonywania pracy na określonym stanowisku.
Nowy sposób dokumentowania badań wymaga ustalenia, jak orzeczenie trafi z placówki medycznej do pracodawcy.
Elektroniczny dokument jest zapisywany w systemie informacji w ochronie zdrowia. Pracownik może uzyskać dostęp do swojego orzeczenia za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP).
Z perspektywy pracodawcy istotne jest jednak to, że dostęp pracownika do dokumentu nie oznacza automatycznie, że pracodawca otrzymał go w odpowiedni sposób.
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami podstawowa jednostka służby medycyny pracy przekazuje orzeczenie pracodawcy w terminie i w sposób określony w umowie zawartej na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o służbie medycyny pracy.
W praktyce warto ustalić z placówką:
jakim kanałem będą przekazywane orzeczenia;
kiedy pracodawca powinien otrzymać dokument;
kto w firmie będzie odpowiedzialny za jego odbiór i weryfikację;
jak postępować w przypadku awarii systemu lub opóźnienia w przekazaniu dokumentu.
Dobrze zorganizowany obieg dokumentacji pozwala ograniczyć ryzyko sytuacji, w której pracownik zakończył badania, ale pracodawca nie ma jeszcze informacji niezbędnej do podjęcia decyzji o dopuszczeniu go do pracy.
Warto również pamiętać, że pracodawca nie uzyskuje automatycznie prawa do przeglądania konta IKP pracownika ani całej jego dokumentacji medycznej.
To jedno z najważniejszych pytań z punktu widzenia praktyki kadrowej.
Nie. Wprowadzenie elektronicznych orzeczeń nie oznacza obowiązku przejścia na elektroniczną dokumentację pracowniczą.
Pracodawca może nadal prowadzić akta osobowe w postaci papierowej. Musi jednak prawidłowo włączyć do nich dokument otrzymany w postaci elektronicznej.
W przypadku orzeczeń lekarskich zastosowanie ma art. 94(8) § 3 Kodeku pracy. Reguluje on sposób postępowania z dokumentami przekazanymi elektronicznie, które mają zostać włączone do dokumentacji papierowej.
Art. 948 § 3 KP "Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym."
W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia wydruku dokumentu elektronicznego i potwierdzenia jego zgodności z oryginałem elektronicznym.
Warto zwrócić uwagę na dwie kwestie:
Po pierwsze: samo wydrukowanie pliku nie wyczerpuje wymaganej procedury. Trzeba również prawidłowo potwierdzić zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Po drugie: nie należy utożsamiać otrzymania elektronicznego orzeczenia z obowiązkiem zmiany formy prowadzenia wszystkich akt osobowych. Są to dwie odrębne kwestie.
Elektronizacja nie zmienia zasad przyporządkowywania dokumentów do odpowiednich części akt osobowych.
Orzeczenia dotyczące badań wstępnych przechowuje się w części A akt osobowych.
Dokumenty związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi, przeprowadzanymi w trakcie zatrudnienia, należą do części B.
Pracodawca powinien więc zadbać zarówno o prawidłowe przygotowanie dokumentu do włączenia do akt, jak i o umieszczenie go we właściwej części dokumentacji.
Elektroniczny obieg dokumentów może usprawnić pracę, ale może również ujawnić problem związany z czasem przekazywania orzeczeń.
Może zdarzyć się sytuacja gdy pracownik odbył badania, lekarz medycyny pracy wystawił elektroniczne orzeczenie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy, ale dokument nie został jeszcze udostępniony pracodawcy. Czy pracodawca może dopuścić pracownika do pracy na jego oświadczenie o dopuszczeniu do pracy?
Samo oświadczenie pracownika ani ustna informacja o wyniku badania nie zastępują dokumentu wymaganego przez przepisy.
W takiej sytuacji należy przede wszystkim podjąć działania zmierzające do uzyskania orzeczenia od jednostki medycyny pracy.
Trzeba również rozpatrzyć konsekwencje ewentualnego oczekiwania na dokument. Jeżeli pracownik jest gotowy do pracy, a przeszkoda w jej wykonywaniu wynika z okoliczności leżących po stronie pracodawcy, może pojawić się potrzeba oceny prawa do wynagrodzenia na podstawie art. 81 § 1 Kodeksu pracy. Nie jest to jednak rozstrzygnięcie automatyczne, wymaga analizy okoliczności konkretnej sprawy.
Wniosek dla kadr: procedura przekazywania orzeczeń powinna być tak zorganizowana, aby pracodawca otrzymywał dokument w czasie pozwalającym na prawidłowe dopuszczenie pracownika do pracy.
Tak. Zmiana zasad wystawiania orzeczeń nie powoduje, że dokumenty wydane wcześniej w formie papierowej tracą ważność, ponadto ustawa przewiduje sytuacje, w których nadal możliwe będzie wydawanie orzeczeń w formie papierowej.
Nie ma zatem potrzeby ponownego kierowania pracowników na badania wyłącznie po to, aby uzyskać elektroniczną wersję orzeczenia, które nadal jest aktualne.
Pracodawca powinien nadal kontrolować ważność posiadanych orzeczeń i pilnować terminów kolejnych badań. Sama forma dokumentu nie przesądza o tym, czy pracownik może wykonywać pracę.
Nie ma automatycznego obowiązku zawierania nowej umowy wyłącznie z powodu wprowadzenia elektronicznych orzeczeń.
Warto jednak przeanalizować obowiązującą umowę i sprawdzić, czy zapewnia sprawny obieg dokumentacji.
Szczególne znaczenie mają postanowienia dotyczące terminu i sposobu przekazywania orzeczeń pracodawcy.
Warto sprawdzić, czy umowa lub uzgodniona procedura określa:
kanał przekazywania dokumentów,
termin ich udostępnienia pracodawcy,
sposób potwierdzania otrzymania orzeczenia,
zasady postępowania w razie niedostępności systemu teleinformatycznego,
osoby odpowiedzialne za kontakt w sprawach związanych z dokumentacją.
Jeśli dotychczasowa umowa nie reguluje tych zagadnień wystarczająco precyzyjnie, warto uzgodnić z placówką odpowiednie rozwiązania.
Nie chodzi wyłącznie o sprawną administrację. Terminowe otrzymanie orzeczenia ma bezpośrednie znaczenie dla realizacji obowiązku określonego w art. 229 § 4 Kodeksu pracy.
Nie zmieniają się podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie profilaktycznej ochrony zdrowia pracowników.
Nadal należy:
kierować pracowników na wymagane badania wstępne, okresowe i kontrolne,
pokrywać koszty badań profilaktycznych,
przekazywać lekarzowi prawidłowo przygotowane skierowanie, uwzględniające warunki pracy i występujące zagrożenia,
nie dopuszczać do pracy osób bez aktualnego orzeczenia wymaganego przepisami,
przechowywać dokumentację pracowniczą zgodnie z obowiązującymi zasadami.
Elektroniczna forma orzeczenia nie zastępuje prawidłowego przygotowania skierowania ani rzetelnej oceny warunków pracy.
Z perspektywy kadr ważne jest również rozróżnienie orzeczenia stwierdzającego zdolność do pracy od indywidualnych informacji dotyczących zdrowia pracownika. Pracodawca powinien przetwarzać wyłącznie informacje, do których ma podstawę prawną i które są niezbędne do realizacji jego obowiązków.
W związku z elektronizacją orzeczeń lekarskich może pojawić się pytanie, czy od 18 października 2026 r. również skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne muszą być wystawiane elektronicznie.
Nie.
Nie należy utożsamiać elektronizacji orzeczeń lekarskich z obowiązkiem elektronicznego wystawiania skierowań.
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 456) wprowadza zmiany dotyczące przede wszystkim sposobu sporządzania i przekazywania orzeczeń lekarskich. Nie ustanawia obowiązku wystawiania skierowań na badania profilaktyczne wyłącznie w postaci elektronicznej.
Pracodawca nadal ma obowiązek skierować pracownika na wymagane badania profilaktyczne. Skierowanie powinno zawierać informacje niezbędne do przeprowadzenia badania, w tym opis warunków pracy oraz czynników niebezpiecznych, szkodliwych dla zdrowia lub uciążliwych występujących na stanowisku pracy.
To istotne, ponieważ lekarz ocenia zdolność do pracy, uwzględniając nie tylko wyniki badania pracownika, lecz także zagrożenia związane z wykonywaną pracą.
Co to oznacza w praktyce dla działu kadr?
Nie należy zakładać, że wraz z elektronizacją orzeczeń automatycznie zmienia się forma skierowań.
Nadal trzeba prawidłowo przygotowywać skierowania i przekazywać je pracownikom kierowanym na badania.
Warto sprawdzić, czy stosowane w firmie formularze i procedury odpowiadają aktualnym wymaganiom prawnym.
Niezależnie od formy skierowania należy zadbać o prawidłowy obieg dokumentów oraz przekazanie lekarzowi informacji o warunkach pracy.
Warto zatem rozdzielić dwie kwestie: skierowanie jest dokumentem inicjującym badanie, natomiast orzeczenie stanowi dokument potwierdzający wynik oceny lekarskiej.
Zmiana dotycząca formy orzeczeń nie oznacza automatycznie identycznej zmiany w odniesieniu do skierowań.
Aby uporządkować wdrożenie nowych zasad, warto przeprowadzić krótką kontrolę wewnętrzną.
Sprawdź, czy umowa z jednostką medycyny pracy określa sposób i termin przekazywania orzeczeń.
Ustal, kto w firmie odbiera elektroniczne dokumenty i odpowiada za ich weryfikację.
Zweryfikuj procedurę postępowania w przypadku opóźnienia lub problemów technicznych.
Jeśli prowadzisz papierowe akta osobowe, upewnij się, że osoby odpowiedzialne za dokumentację znają zasady sporządzania i potwierdzania wydruków.
Jeśli prowadzisz dokumentację elektroniczną, sprawdź, czy wykorzystywany system pozwala prawidłowo przechowywać orzeczenia.
Przypomnij osobom odpowiedzialnym za dopuszczanie pracowników do pracy, że niezbędne jest aktualne orzeczenie.
Nadal monitoruj terminy badań profilaktycznych i ważność otrzymanych orzeczeń.
Zweryfikuj wzory skierowań na badania i upewnij się, że zawierają prawidłowy opis warunków pracy oraz występujących zagrożeń.
Elektronizacja orzeczeń medycyny pracy zmienia sposób sporządzania i przekazywania dokumentów, ale nie znosi podstawowych obowiązków pracodawcy dotyczących badań profilaktycznych i dopuszczania pracowników do pracy.
Od 18 października 2026 r. elektroniczna postać orzeczenia jest zasadą, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach. Pracodawcy mogą nadal prowadzić papierowe akta osobowe, pod warunkiem prawidłowego włączania do nich dokumentów elektronicznych. Nie ma też potrzeby ponownego wykonywania badań tylko dlatego, że wcześniejsze orzeczenie zostało wystawione na papierze.
Nowe zasady nie oznaczają również automatycznego obowiązku przejścia na elektroniczne skierowania na badania. Warto jednak sprawdzić, czy stosowane formularze i procedury są zgodne z aktualnymi wymaganiami.
Najważniejsze zadanie dla działu kadr to uporządkowanie obiegu dokumentacji i współpracy z jednostką medycyny pracy.
Dzięki temu zmiana formy dokumentów nie będzie utrudniała terminowego i zgodnego z prawem dopuszczania pracowników do pracy.
Podstawa prawna:
Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456).
Art. 229, 94 Kodeksu pracy.
Art. 12 ust. 1 ustawy z 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy.
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej z 10 grudnia 2018 r.
Komentarze