Zmiany w Kodeksie pracy dotyczące mobbingu, dyskryminacji i ochrony dóbr osobistych pracowników oznaczają dla pracodawców konieczność uporządkowania wielu procesów HR.

Nie warto czekać do momentu wejścia przepisów w życie.

Dobrze przygotowana organizacja powinna rozpocząć działania wcześniej.

Krok 1. Audyt obecnych dokumentów

Pierwszym krokiem powinien być przegląd:

• regulaminu pracy,

• procedury antymobbingowej,

• polityk HR,

• zasad zgłaszania naruszeń.

Warto odpowiedzieć sobie na pytania:

Czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłosić problem?

Czy procedura określa kolejne etapy postępowania?

Czy obejmuje również dyskryminację i nierówne traktowanie?

Krok 2. Przygotowanie zmian w regulaminach

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 10 pracowników będą musieli określić:

• reguły,

• procedury,

• częstotliwość działań.

Należy więc wcześniej zdecydować, czy rozwiązaniem będzie:

• zmiana regulaminu pracy,

• czy stworzenie odrębnego regulaminu.

Krok 3. Szkolenia dla menedżerów

To jeden z najważniejszych elementów wdrożenia.

Menedżerowie powinni wiedzieć:

• jak przekazywać trudny feedback,

• jak prowadzić rozmowy dotyczące jakości pracy,

• jak reagować na konflikty,

• jakie zachowania mogą zostać odebrane jako naruszające godność pracownika.

Wiele ryzyk powstaje nie z braku dobrej woli, ale z niewłaściwej komunikacji.

Krok 4. Uporządkowanie zgłoszeń

Procedura powinna określić:

• kto przyjmuje zgłoszenia,

• kto prowadzi wyjaśnienia,

• jak chroniona jest poufność,

• jak dokumentowane są ustalenia,

• jak zabezpieczane są osoby zgłaszające.

Szczególne znaczenie będzie miała ochrona przed działaniami odwetowymi.

Krok 5. Dokumentowanie działań

Pracodawca powinien móc wykazać, że realizuje obowiązek przeciwdziałania naruszeniom.

Warto dokumentować:

• szkolenia,

• komunikację do pracowników,

• działania prewencyjne,

• przeprowadzone postępowania,

• działania naprawcze.

Rola specjalisty kadr i płac

Nowe przepisy wzmacniają znaczenie działów HR i kadr.

Specjalista ds. kadr lub/i HR będzie wspierał organizację w:

• wdrożeniu zmian,

• aktualizacji dokumentacji,

• organizacji komunikacji,

• obsłudze procesów zgłoszeń,

• współpracy z menedżerami i działem prawnym.

Nie oznacza to, że kadry mają samodzielnie oceniać, czy doszło do mobbingu.

Ich rolą jest zapewnienie prawidłowego przebiegu procesu.

Podsumowanie

Zmiany dotyczące mobbingu i dyskryminacji to nie tylko nowe przepisy.

To konieczność bardziej świadomego zarządzania kulturą organizacyjną i ryzykiem pracowniczym.

Firmy, które przygotują się wcześniej, nie tylko ograniczą ryzyko prawne, ale również zbudują bardziej bezpieczne i dojrzałe środowisko pracy.

Najlepszy moment na przygotowanie procedur jest przed pojawieniem się problemu.